Ochrana oznamovatelů (whistleblowing) a vnitřní oznamovací systém

Právní úprava ochrany oznamovatelů:

• směrnice Evropského parlamentu a rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019, o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, ve znění pozdějších aktualizací (dále též jen „Směrnice EU“);
• zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, v platném znění (dále jen „zákon“).

(Whistleblower je dále v textu označován jen jako „oznamovatel“ či „oznamující osoba“.)

Kdo může být oznamující osobou:

• své podezření může Městu Rotava oznámit každá fyzická osoba, která se v souvislosti s prací anebo jinou obdobnou činností pro Město Rotava dozvěděla o protiprávním jednání, spadajícím do jedné z oblastí vymezených Směrnicí EU a zákonem. Oznamovatel by měl jednat ve veřejném zájmu a v dobré víře, že se podávané oznámení se opírá o věrohodná fakta a skutečnosti. Takovou osobou může být například zastupitel nebo zaměstnanec Města Rotava (i bývalý), dodavatel, který je nebo byl s Městem Rotava ve smluvním vztahu nebo zaměstnanci dodavatele, stážista, osoba ucházející se o zaměstnání u Města Rotava, aj., jak je dále blíže uvedeno.

Prací nebo jinou obdobnou činností se rozumí:

• zaměstnání, služba, samostatná výdělečná činnost, výkon práv spojených s účastí v právnické osobě, výkon funkce člena orgánů právnické osoby, který je do funkce volen, jmenován či jinak povolán (tzv. „volený orgán“), správa svěřenského fondu, dobrovolnická činnost, ucházení se o práci, odborná praxe, stáž, nebo výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.

Které oblasti mohou být předmětem oznámení:

• s ohledem na působnost Města Rotava lze za nejpravděpodobnější oblasti zájmu oznamovatelů považovat např. ochranu soukromí a osobních údajů, bezpečnosti sítí a informačních systémů, ochranu životního prostředí, veřejné zdraví, oblast veřejných zakázek, porušení finančních zájmů Evropské unie apod.
• Kompletní výčet zájmových oblastí lze nalézt v čl. 2 Směrnice EU.

Co může oznamovatel Městu Rotava oznámit, aby získal statut oznamovatele a zajistil si tak příslušnou ochranu:

• informace o důvodných podezřeních, o skutečných či možných porušení předpisů, k nimž došlo nebo dojde u Města Rotava nebo o pokusech taková porušení utajit;
• důvody, které vedou oznamovatele k oznámení, nejsou podstatné pro rozhodnutí o poskytnutí ochrany;
• není možné ale podávat informace úmyslně a vědomě nesprávné či zavádějící.

Co oznamovatel Městu Rotava oznámit nemůže:

• informace, které mohou bezprostředně ohrozit podstatný bezpečnostní zájem České republiky nebo informace o činnosti zpravodajských služeb;
• informace, které mohou ohrozit probíhající trestní řízení, informace podléhající ochraně podle zákona o krizovém řízení nebo ochraně utajovaných skutečností;
• při oznamování informací nesmí dojít k porušení mlčenlivosti při výkonu funkce.

Jak může oznamovatel Městu Rotava oznámit informace o porušení předpisů:

• oznámení může oznamovatel podat jak písemně, tak ústně,
• Město Rotava doporučuje prioritně využít speciálně zřízenou e-mailovou adresu pro přijímání oznámení a to whistleblowingmestorotava.cz. Tento způsob podání zajišťuje oznamovateli nejvyšší míru důvěrnosti, neboť do ní má přístup jen osoba pověřená k vedení této agendy rozhodnutím Rady města Rotava, a podání lze navíc učinit kdykoliv,
• oznámení v listinné podobě lze podat prostřednictvím podatelny Městského úřadu Rotava, a to v úředních hodinách, které jsou uvedeny zde,
• takové podání v listinné podobě ovšem musí být v řádně zalepené obálce opatřené nápisem „NEOTVÍRAT! – K RUKÁM PŘÍSLUŠNÉ OSOBY“. Při nesplnění podmínky nelze zcela garantovat utajení totožnosti oznamovatele nebo důvěrnost sdělovaných informací,
• ústní oznámení se činí přímo v kanceláři Městského úřadu Rotava č. 11 v úředních hodinách (zpravidla jak je shora odkazem uvedeno). O ústním oznámení je pořizován zápis a oznamovateli musí být nabídnuta možnost zápis ze schůzky zkontrolovat, opravit a odsouhlasit svým podpisem,
• telefonické oznámení lze učinit na tel. č. +420 359 574 139 nebo na mob. +420 773 069 651. Telefonický hovor není zaznamenáván. O takto podaném oznámení bude sepsán zápis a oznamovateli musí být nabídnuta možnost zápis hovoru zkontrolovat, opravit a odsouhlasit svým podpisem, po vzájemně odsouhlaseném termínu k takovému úkonu.

Může oznamovatel učinit anonymní podání:

• Město Rotava si vyhrazuje možnost nepřijímat anonymní podání, a to s odkazem na odst. 34 preambule Směrnice EU, přičemž na anonymně podaná oznámení se zákon nevztahuje, ledaže dojde k odhalení totožnosti původně anonymního oznamovatele.

Může oznamovatel učinit oznámení týkající se Města Rotava i jinými kanály:

• Ministerstvo spravedlnosti ČR zřídilo tzv. „externí oznamovací systém“,
• kontaktní údaje – Ministerstvo spravedlnosti ČR, Vyšehradská 16, Praha 2, PSČ 128 10,
• e-mail: oznamovatel@msp.justice.cz, tel.: +420 221 997 840. telefonické rozhovory nejsou nahrávány,
• odkaz na příslušnou webovou stránku: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/.

Co se děje po podání oznámení:

• ve lhůtě do 7 dnů od přijetí oznámení je oznamovateli potvrzeno přijetí oznámení, pokud ve svém oznámení výslovně nesdělí, že na potvrzení přijetí netrvá,
• skutečnosti uvedené v oznámení jsou prověřovány např. formou interního šetření, přijetím opatření k zpětnému získání finančních prostředků, ukončení řízení atp.,
• oznamovatel může být požádán o objasnění sdělených informací nebo o poskytnutí dodatečných informací,
• nejpozději do 30 dnů od podání oznámení se oznamovateli zasílá jako zpětná vazba odpověď, a to zpravidla prostřednictvím toho informačního kanálu, který si oznamovatel zvolil ke komunikaci s Městem Rotava nebo jej uvedl v oznámení. V odůvodněných případech lze tuto lhůtu prodloužit o dalších 30 dnů.

Jaké jsou prostředky nápravy a ochranné postupy proti odvetným opatřením:

• je výslovně zakázáno uplatňovat vůči oznamovateli odvetná opatření. Pokud by byl tento zákaz porušen a došlo k postižení oznamovatele odvetnými opatřeními, pak má k dispozici tyto prostředky nápravy, např. žaloba, jejíž cílem je návrat na pracovní místo v případě předchozího propuštění, přeložení nebo přeložení na nižší pozici, náhrada za ztrátu příjmů v budoucnu, náhrada nákladů spojených se změnou povolání, náhrada za jiné ekonomické újmy, jako jsou výdaje na právní ochranu a náklady na lékařské ošetření, a za nemateriální újmu, blíže viz čl. 19 až 24 Směrnice EU.

Jak Město Rotava zpracovává osobní údaje obsažené v oznámení nebo jak zachovává režim důvěrnosti:

• bližší informace o zpracování osobních údajů Městem Rotava jsou uveřejněny zde,
• důvěrnost informací je zajištěna zavedením vnitřního oznamovacího systému, kde oznámení zpracovává výhradně pověřená osoba. Listinné dokumenty související s touto agendou jsou proti vniknutí zabezpečeny mechanickými prostředky. Elektronická komunikace skrze e-mailovou adresu whistleblowingmestorotava.cz je zabezpečená a přístup do ní má výhradně pověřená osoba.

Ve smyslu čl. 13 písm. g) Směrnice EU Město Rotava prohlašuje, že oznamovatel nenese za své oznámení nebo zveřejnění žádnou odpovědnost, avšak jen v případě, že měl oprávněné důvody se domnívat, že jím oznamované záležitosti jsou pravdivé, spadají do oblasti působnosti Směrnice EU/zákona a oznámení nebo zveřejnění takových informací bylo nezbytné pro odhalení porušení podle Směrnice EU/zákona. Naopak nelze poskytovat ochranu osobám před zlovolnými, neopodstatněnými či zneužívajícími oznámeními.

Mnoho užitečných informací k ochraně oznamovatelů lze najít na tomto specializovaném portálu: https://oznamovatel.justice.cz/

Rada města Rotava svým rozhodnutím ze dne 11. 12. 2023 pod usnesením č. RM/234/11/23 zavedla vnitřní oznamovací systém a ustanovila příslušnou osobou pro účely oznámení. Příslušnou osobou byla ustanovena p. Dana Macková, mzdová a účetní referentka OSAP, a jako zástupce v její nepřítomnosti p. Ondřej Bautz, referent OSAP.

Poslední aktualizace dne 14. 12. 2023